Bu Politika, SOFTSİS YAZILIM TEKNOLOJİLERİ ANONİM ŞİRKETİ (“Softsis”) tarafından sunulan SoftPDKS çalışan mobil uygulamasındaki veri işleme ve güvenlik süreçlerini açıklar. İşvereniniz tarafından etkinleştirilen özellikler ve size tanınan yetkiler, kullanabileceğiniz işlevleri belirler.
İşveren ve Softsis'in rolleri: Çalışan hesabınızı ve çalışan bilgilerinizi sisteme işvereniniz ekler. İşvereniniz; personel devam, saha çalışması, mola ve diğer çalışan kayıtlarının hangi amaçlarla işleneceğini belirleyen veri sorumlusudur. Softsis bu kayıtları işverenin hukuka uygun talimatları çerçevesinde barındıran ve uygulama hizmetini sağlayan veri işleyendir. Softsis, kendi sistem güvenliği, doğrudan kendisine iletilen destek başvuruları, hukuki yükümlülükleri ve haklarının korunması için amaç ve vasıtalarını kendisinin belirlediği sınırlı işlemlerde ayrıca veri sorumlusu olarak hareket eder. Tarafların kanuni veri güvenliği yükümlülükleri devam eder.
İşvereninizin unvanı uygulamada görüntülenir. Bu genel Politika ve bağlantılı KVKK metni, işvereninizin çalışanlarına kendi veri işleme amaçlarını, hukuki sebeplerini, alıcılarını, saklama sürelerini ve başvuru yollarını açıklama yükümlülüğünün yerine geçmez. İşvereninizin aydınlatma metnini ve başvuru iletişim bilgilerini insan kaynakları veya ilgili biriminden talep edebilirsiniz.
İşlenen bilgiler ve kullanılan özellikler:
Konum verisi: QR ile giriş-çıkış ve konum gerektiren saha işlemlerinde, ilgili işlemin işyeri veya saha ile ilişkisinin doğrulanması ve kaydın oluşturulması için anlık konum alınır. Konum verisi kaydedilir ve şifrelenmiş olarak saklanır; sürekli veya arka planda konum takibi yapılmaz. İşverenin yetkilendirdiği yöneticiler, görev ve erişim yetkileri kapsamında bu kayıtları ve konumları görüntüleyebilir. Konumun doğruluğu cihaz ve bağlantı koşullarından etkilenebilir; işleme veya kayda ilişkin bir itirazınızı işvereninize iletebilirsiniz.
Cihaz izinleri ve yüklediğiniz içerikler: Kamera erişimi QR okuma, profil fotoğrafı çekme ve etkin saha görsel/video işlevleri için; fotoğraf/video seçimi ilgili içeriği yüklemeniz için; konum erişimi ise ilgili doğrulama veya saha kaydı için kullanılır. Bildirim izni uygulama bildirimlerinin gösterilmesini sağlar. İzinlerinizi cihaz ayarlarından yönetebilirsiniz. Bir iznin reddedilmesi o izne ihtiyaç duyan işlevi etkileyebilir; bu durumun çalışma düzeninize etkisini ve varsa alternatif kayıt yöntemlerini işvereninizle görüşebilirsiniz. Cihaz izni vermek, bütün kişisel veri işleme faaliyetlerine açık rıza vermek anlamına gelmez.
Yalnızca işle ilgili ve gerekli içerikleri yükleyin. Saha fotoğraf/video kayıtlarında üçüncü kişilerin görüntüleri, plakalar veya başka kişisel bilgiler bulunabileceğini dikkate alın; gereksiz kişisel veri ve özel nitelikli bilgi içeren içerikleri paylaşmayın. Yüklemelerin amacı ve yetkili kişilerle paylaşımı işverenin hukuka uygun kurallarıyla sınırlıdır. İçeriğin kullanıcı tarafından yüklenmiş olması, işverenin veya Softsis'in kendi kanuni yükümlülüklerini kaldırmaz.
Güvenlik ve personel erişimi: SoftPDKS kapsamında saklanan tüm Müşteri Verileri şifrelenmiş olarak tutulur. Softsis personeli, işveren adına tutulan kişisel kayıtları, çözümlenmiş konum verilerini ve HR Vault dosyalarını görüntüleme veya indirme yetkisine sahip değildir. Otomatik sistem işlemleri ve sınırlı altyapı bakım erişimi personele bu içerikleri okuma yetkisi vermez. Yetkilendirme, kimlik doğrulama ve güvenlik kayıtları gibi tedbirler uygulanır. Şifreleme, veriyi kendiliğinden anonim hale getirmez. Teknik yöntemler koruma düzeyi ve kanuni yükümlülükler azaltılmadan güncellenebilir; sıfır risk, kesintisiz hizmet veya her kaydın kurtarılabileceği garantisi verilmez.
Alıcılar, hizmet sağlayıcılar ve yurt dışı akışları: Çalışan kayıtları işverenin yetkilendirdiği kullanıcılarca hizmet amacıyla işlenir. SMS/OTP iletiminde NetGSM'e telefon numarası ve gerekli ileti içeriği; mobil bildirimlerde Google Firebase Cloud Messaging'e (FCM) gerekli bildirim belirteçleri ve teknik yönlendirme verileri iletilir. Bildirim entegrasyonunda firma ve çalışana özgü benzersiz, şifreli tanımlayıcılar (GUID) kullanılır; çalışan kayıtlarının ve HR Vault dosyalarının içerikleri bildirim yüküne eklenmez. Barındırma ve yedekleme hizmetleri Türkiye'deki altyapıda şifreli saklama ve sınırlı sistem işlemleri için kullanılır. Yetkili makamların hukuka uygun talepleri kapsamında zorunlu bilgiler açıklanabilir. Veriler reklam amacıyla satılmaz veya çalışan profillemesi için kullanılmaz.
Ana uygulama verileri ve yedekler Türkiye'de saklanır. Bununla birlikte FCM'nin kendi cihaz, bağlantı ve iletim verilerini işlemesi ve işverenin yetkili kullanıcılarının Google Maps üzerinden harita/konum işlevlerinden yararlanması ayrı veri akışlarıdır. Harita sorgusu veya dış harita bağlantısında ilgili koordinatlar Google'a iletilebilir. Bu servisler Türkiye dışındaki altyapılarda veri işleyebilir. Şifreli GUID kullanımı veya Türkiye'de barındırma, tek başına hiçbir yurt dışı aktarımı olmadığı anlamına gelmez. Kişisel veri içeren yurt dışı akışlarında KVKK m.9'daki uygulanabilir şartların ve güvencelerin sağlanması gerekir; bu metnin okunması aktarım izni veya açık rıza oluşturmaz.
Saklama ve silme: Çalışan kayıtlarının gerekli saklama süresi, işverenin işleme amacı, hukuki yükümlülükleri ve hakların korunması ihtiyacına göre belirlenir. İşten ayrılmanız, uygulamayı kaldırmanız veya cihaz iznini geri almanız sunucudaki bütün kayıtları kendiliğinden silmez. İşleme şartları ortadan kalktığında hukuka uygun silme veya yok etme işlemleri uygulanır.
Abonelik bitişi, işverenin satın aldığı dönemin sonu veya iptal/feshin hüküm doğurduğu tarihtir; yalnızca ücretsiz kullanılan hesaplarda hesabın kapatıldığı tarih esas alınır. İşverenin aboneliği bittiğinde, geçerli yenileme yapılmadıkça, işveren 2 ay içinde geçici yeniden erişim talep ederek mevcut işlevlerle verilerini kendisi indirebilir. İkinci ayın sonunda hizmet ilişkisi ve yeniden erişim hakkı sona erer; ayrıca saklama hukuki sebebi bulunmayan veriler aktif hizmet ortamından silinir. Kalan kopyaların yedekler dahil silme veya yok etme işlemleri abonelik bitişinden itibaren en geç 6 ay içinde tamamlanır. Her yedek dosyası oluşturulmasından itibaren en geç 4 ay içinde silinir. İkinci ay sonrasında verilerin veya yedeklerin erişilebilirliği ve kurtarılması taahhüt edilmez. Bu dönem, çalışanlara iki ay boyunca uygulamaya giriş hakkı verildiği anlamına gelmez.
Kanunen saklanması gereken veya bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması için gerekli sınırlı kayıtlar, yalnızca ilgili hukuki sebep ve süreyle normal kullanıma kapalı olarak ayrı tutulabilir. Bu istisna tüm verilerin veya yedeklerin süresiz saklanmasına izin vermez. Daha erken imhayı gerektiren mevzuat, geçerli başvuru, hukuka uygun işveren talimatı veya bağlayıcı makam kararı önceliklidir. Kopyalama veya geri yükleme süreleri yeniden başlatmaz; geri yüklemede önceki silme kararları tekrar uygulanır. Abonelik sonu süreleri, KVKK başvuru ve silme haklarınızı sınırlandırmaz.
Haklarınız ve başvuru: KVKK m.11 kapsamında verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi alma, amaç ve amaca uygun kullanımı öğrenme, yurt içi/yurt dışındaki alıcıları bilme, düzeltme ve kanuni şartlarla silme/yok etme, bu işlemlerin alıcılara bildirilmesini isteme, yalnızca otomatik analizle aleyhinize çıkan sonuca itiraz ve hukuka aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme haklarınız vardır.
Çalışan, konum, mola ve saha kayıtlarına ilişkin başvurularınızın muhatabı veri sorumlusu işvereninizdir. Başvuru yolunu insan kaynakları veya ilgili biriminden öğrenebilirsiniz; başvuru hakkı uygulamada iletişim bilgisi gösterilmesine bağlı değildir. Softsis'in kendi veri sorumlusu olduğu işlemler için aşağıdaki iletişim bilgilerini kullanabilirsiniz. İşveren kayıtlarına ilişkin olarak Softsis'e ulaşan talepler, yetki ve gizlilik kontrolleriyle ilgili işverene yönlendirilir. Ayrıntılı yöntemler KVKK Aydınlatma Metni'nde açıklanmıştır.
Bilgilendirmenin niteliği: Bu metin giriş ve profil ekranlarından okunabilir. Okumanız, uygulamaya giriş yapmanız veya kullanmaya devam etmeniz açık rıza, haklardan feragat ya da işveren ile Softsis arasındaki hizmet sözleşmesini kabul ettiğiniz anlamına gelmez. İşverenin ayrıca yerine getirmesi gereken aydınlatma ve gerektiğinde ayrı açık rıza yükümlülükleri devam eder.
İletişim:
SOFTSİS YAZILIM TEKNOLOJİLERİ ANONİM ŞİRKETİ
E-posta: [email protected]
Adres: OSTİM OSB MAH. CEVAT DÜNDAR CAD. NO: 1/1 İÇ KAPI NO: 17 YENİMAHALLE / ANKARA
MERSİS: 0772137158300001
Belge: SPDKS-MOB-GIZ-001 · Sürüm: 1.0 · Güncelleme: 07 Kasım 2026. İşleme amaçları veya veri akışları değiştiğinde gerekli bilgilendirme yeni işlemden önce güncellenir.